TITOLO IV - DIPARTIMENTI  

§ Capo I – Organi e competenze

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Art. 72 - Ambiti di applicazione

1. Sono soggetti alle norme di cui al presente titolo tutti i Dipartimenti costituiti e attivati presso l'Università degli studi di Milano.

2. Per tutto quanto non espressamente disciplinato dal presente titolo si fa riferimento, in quanto applicabili, alle norme contenute nel titoli da I a III e nei titoli IX e X del presente Regolamento.

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Art. 73 - Consiglio di Dipartimento

1. Il Consiglio di Dipartimento approva entro il 10 novembre il Bilancio di previsione ed entro il 30 aprile il conto consuntivo, i quali, a cura del Direttore, nei successivi 5 giorni, sono inviati al Rettore per l'allegazione al Bilancio di previsione e al conto consuntivo dell'Università.

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Art. 74 - Direttore di Dipartimento

1. Il Direttore è responsabile della gestione amministrativa e contabile del Dipartimento. A tale fine, coadiuvato dalla Giunta, predispone, entro il 31 maggio di ogni anno, il piano annuale delle ricerche per l'anno successivo, nonché le connesse richieste di finanziamento, inclusa la copertura di eventuali posti vacanti nell'ambito della pianta organica riferita al personale tecnico-amministrativo, definita per lo stesso Dipartimento.

2. Il Direttore di Dipartimento, rispettivamente entro le date del 31 ottobre precedente l'inizio dell'esercizio e del 31 marzo successivo alla chiusura del medesimo, presenta al Consiglio di Dipartimento, per l'approvazione, il Bilancio di previsione e il conto consuntivo, corredati da una dettagliata relazione che illustri, tra gli altri, i seguenti aspetti:

  1. utilizzazione dei fondi in correlazione alle attività didattiche e di ricerca in corso nel Dipartimento;
  2. eventuali significative esigenze sopravvenute e variazioni in corso di esercizio;
  3. risultati generali della gestione nell'ambito delle sperimentazione organizzativa e didattica e della ricerca scientifica.

3. I trasferimenti da parte dell'Università per l'ordinario funzionamento dei Dipartimenti non possono essere iscritti nel Bilancio di previsione per importi superiori a quelli riferiti all'esercizio in corso, salvo che non siano già stati comunicati gli importi stabiliti per il nuovo esercizio finanziario.

4. Per l'espletamento delle attività amministrativo-contabili del Dipartimento il Direttore si avvale della diretta collaborazione del Segretario amministrativo, le cui mansioni sono indicate nell'art.11 comma 4 del D.P.R. 28.9.1997, n. 567.

5. Il Direttore provvede alla ordinazione di quanto occorre al funzionamento del Dipartimento ivi comprese le spese di rappresentanza, nella tipologia ed entro i limiti dell'apposito stanziamento di bilancio. Al pagamento delle relative spese provvedono, congiuntamente, il Direttore e il Segretario amministrativo nel rispetto delle norme che regolano l'amministrazione e la contabilità; essi sono altresì tenuti ad ogni adempimento di legge anche in ottemperanza alle norme fiscali.

6. Il Direttore del Dipartimento designa il professore di ruolo incaricato della sua sostituzione in caso di assenza o di temporaneo impedimento.

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Art. 75 - Segretario amministrativo di Dipartimento

1. Il Segretario amministrativo di Dipartimento assicura lo svolgimento delle attività amministrativo-contabili dello stesso Dipartimento, assumendo in solido con il Direttore la responsabilità dei conseguenti atti.

2. Il Bilancio di previsione e il conto consuntivo sono predisposti dal Segretario amministrativo in tempo utile per consentire al Direttore di poter sottoporre i documenti contabili di cui trattasi entro le scadenze fissate al comma 2 del precedente art. 74.

3. Su conforme parere della Giunta di Dipartimento ed in base alla normativa vigente, il Direttore amministrativo designa la persona incaricata della sostituzione del Segretario amministrativo nei casi di sua assenza o di temporaneo impedimento.

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§ Capo II – Gestione finanziaria

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Art. 76 - Esercizio Finanziario e Bilancio di Previsione

1. L'esercizio finanziario ha durata di un anno e coincide con l'anno solare. La gestione è unica come è unico il bilancio; le spese indicate in bilancio devono essere contenute, nel loro complessivo ammontare, entro il limite delle entrate previste; di conseguenza il bilancio deve risultare in pareggio.

2. Il Bilancio di previsione del Dipartimento è formulato in termini finanziari di competenza; l'unità elementare del bilancio è rappresentata dal "capitolo" che deve comprendere un solo oggetto ovvero più oggetti strettamente collegati in base a programmi e progetti.

3. Il Bilancio di previsione, predisposto dal Direttore e redatto in conformità alla modulistica approvata dal Consiglio di amministrazione, è sottoposto alla approvazione del Consiglio di Dipartimento entro il 31 ottobre; esso viene trasmesso all’Amministrazione centrale dell'Università, a cura del Direttore, per essere allegato al bilancio della stessa Università.

4. Le variazioni di bilancio sono deliberate nei modi e con le procedure previste per l'approvazione del bilancio stesso; ad esse, in caso di motivata urgenza, può provvedere il Direttore del Dipartimento, salvo ratifica del Consiglio nella sua prima successiva seduta.

5. Il Dipartimento, in appositi capitoli di bilancio, gestisce i fondi dei Centri Interdipartimentali di ricerca ad esso afferenti, nel rispetto delle modalità fissate nel Regolamento generale d'Ateneo, così come previsto al comma 3 - art. 37 - dello Statuto.

6. In sede di formulazione del Bilancio di previsione deve essere rispettata la destinazione dei fondi, laddove risultino vincolati a spese specifiche.

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Art. 77 - Fondi del Dipartimento

1. Costituiscono entrate di bilancio del Dipartimento:

  1. i finanziamenti assegnati dal Consiglio di amministrazione quali:
    - la dotazione ordinaria di funzionamento;
    - la quota sui contributi a carico degli studenti iscritti ai corsi di laurea, ai corsi di diploma, alle scuole di specializzazione ed ai corsi di perfezionamento;
    - le assegnazioni per l'acquisto di attrezzature didattiche e scientifiche e di materiale bibliografico;
  2. i finanziamenti di enti e di privati specificamente assegnati ai Dipartimenti;
  3. i finanziamenti derivanti da contratti e convenzioni con soggetti pubblici e privati per attività di ricerca;
  4. le quote sui proventi derivanti dalle attività per conto di terzi;
  5. gli interessi attivi maturati sul conto corrente fruttifero in essere presso la Banca d'Italia e sull'eventuale conto corrente bancario relativo al fondo economale;
  6. ogni altro fondo che per legge o per disposizione del Consiglio di amministrazione sia specificatamente destinato alle attività del Dipartimento.

2. Le assegnazioni finalizzate alle spese per la ricerca scientifica sono gestite con le modalità di cui al presente titolo IV, su indicazioni dei singoli docenti e ricercatori titolari dei fondi, nel rispetto delle norme e dei limiti di spesa indicati nel presente Regolamento.

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Art. 78 - Avanzo o disavanzo di amministrazione

1. Al Bilancio di previsione è allegata una tabella dimostrativa del presunto avanzo o disavanzo di amministrazione al 31 dicembre dell'esercizio precedente a quello cui il bilancio stesso si riferisce, nella quale sono indicati i singoli stanziamenti di spesa correlati all'utilizzazione dell'avanzo di amministrazione presunto. L'avanzo di amministrazione presunto è iscritto come prima voce del bilancio; ai fini della sua utilizzazione si provvede con apposita deliberazione del Consiglio di Dipartimento dopo che ne sia stata accertata l'effettiva consistenza ed a misura che l'avanzo stesso venga realizzato. Il Consiglio di Dipartimento nell'esercizio immediatamente successivo deve deliberare i necessari provvedimenti atti ad assorbire l'eventuale disavanzo di amministrazione accertato in sede consuntiva.

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Art. 79 - Riscossione delle entrate

1. Il Dipartimento non può ricevere fondi se non per il tramite dell’amministrazione universitaria, ad eccezione di:

  1. movimenti interni per trasferimento da altri Dipartimenti e Centri di gestione autonoma dell'Ateneo;
  2. eventuali interessi maturati sul conto corrente bancario;
  3. recupero di anticipazioni concesse a vario titolo.

L'Amministrazione centrale universitaria trasferisce tempestivamente i fondi di spettanza del Dipartimento mediante ordinativo diretto a suo favore, dandone al Dipartimento stesso contestuale comunicazione.

2. Il Dipartimento provvede alla riscossione dei fondi di cui al comma 1 mediante emissione delle reversali di incasso, numerate in ordine progressivo per ciascun esercizio finanziario.

3. Le reversali di incasso sono firmate dal Direttore e dal Segretario amministrativo o da coloro che legittimamente li sostituiscono.

4. Le reversali contengono le seguenti indicazioni:

  1. esercizio finanziario;
  2. categoria, o capitolo di bilancio e centro di costo;
  3. nome e cognome o denominazione del debitore;
  4. causale della riscossione;
  5. importo in cifre e in lettere;
  6. data di emissione.

5. Le reversali che si riferiscono ad entrate dell'esercizio in corso sono tenute distinte da quelle relative agli esercizi precedenti, da contraddistinguersi con la indicazione "residui".

6. Le reversali sono cronologicamente registrate nel giornale di cassa del Dipartimento e nei partitari d'entrata prima dell'invio all'Istituto cassiere.

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Art. 80 - Spese

1. La gestione delle spese segue le fasi dell’impegno, della liquidazione, dell’ordinazione e del pagamento.

2. Gli impegni non possono in nessun caso superare l’ammontare degli stanziamenti dei singoli capitoli di bilancio riferiti esclusivamente all’esercizio finanziario in corso.

3. Gli stanziamenti riferiti a spese in conto capitale, nonché quelli specificatamente finalizzati che non risultano formalmente impegnati alla chiusura dell’esercizio, sono reiscritti in aggiunta agli stanziamenti dei corrispondenti capitoli nel bilancio dell’esercizio successivo. Detti stanziamenti sono evidenziati in calce alla situazione finanziaria presunta e a quella amministrativa e possono essere utilizzati anche prima dell’approvazione del conto consuntivo previa autorizzazione del Direttore.

4. Dopo la chiusura dell’esercizio nessun impegno può essere assunto a carico dell’esercizio scaduto.

5. La differenza che risulta tra la somma stanziata e la somma impegnata costituisce economia di spesa ad eccezione dei fondi stanziati per il rinnovo annuale di abbonamenti a periodici.

6. Le spese impegnate e non pagate entro la chiusura dell’esercizio costituiscono residui passivi i quali sono compresi tra le passività del conto patrimoniale.

7. Tutti gli atti comportanti oneri a carico del bilancio del Dipartimento devono essere inoltrati al Segretario amministrativo che provvede alla registrazione degli impegni per la spesa effettivamente assunta, previa verifica della regolarità formale della relativa documentazione e della esatta imputazione, nel limite della disponibilità del Bilancio di previsione, alla pertinente unità contabile identificata dai codici relativi a:

  • categoria e capitolo;
  • centro di costo del Dipartimento;
  • sezione del Dipartimento (eventuale);
  • fondo.  

nonché alla pertinente voce statistica finalizzata alla contabilità analitica dei costi.

8. Il Segretario amministrativo non deve comunque dare corso agli atti che comportino spese eccedenti il relativo stanziamento, oppure riferibili a residui anziché alla competenza o viceversa.

9. La liquidazione della spesa, che consiste nella determinazione dell’esatto importo dovuto e nell’individuazione del soggetto creditore, è controllata dal Segretario amministrativo sulla base della documentazione specificata dall’art. 81.

10. Il pagamento delle spese è ordinato mediante emissione di mandati di pagamento numerati in ordine progressivo, tratti sull'apposito conto corrente bancario presso l'Istituto cassiere.

11. I mandati di pagamento sono firmati dal Direttore e dal Segretario amministrativo o da coloro che legittimamente li sostituiscono.

12. I mandati di pagamento contengono le seguenti indicazioni:

a) esercizio finanziario;
b) categoria e capitolo di bilancio;
c) centro di costo del Dipartimento;
d) sezione del Dipartimento (eventuale);
e) fondo;
f) voce statistica;
g) nome e cognome o denominazione del creditore;
h) causale del pagamento;
i) importo in cifre ed in lettere;
l) modalità di estinzione del titolo;
m) data di emissione.

13. Possono essere emessi mandati di pagamento collettivi per i pagamenti da farsi per lo stesso titolo distintamente a favore di diversi creditori.
Possono altresì essere emessi mandati di pagamento collettivi a favore di uno o più creditori, ordinati a fronte di diverse unità contabili da specificare con le indicazioni riportate al comma 12.

14. E’ vietata l'emissione di mandati di pagamento per somme eccedenti quelle effettivamente disponibili sul conto corrente bancario del Dipartimento.

15. I mandati di pagamento individuali e quelli collettivi non estinti alla data del 31 dicembre possono essere commutati d'ufficio in assegni circolari non trasferibili all'ordine dei creditori, da spedire a cura dell'Istituto cassiere all'indirizzo dei medesimi, con spese a loro carico.

16. I mandati di pagamento sono cronologicamente registrati nel giornale di cassa del Dipartimento e nei partitari di uscita prima dell'invio all'Istituto cassiere.

17. Le spese per lo svolgimento di attività di ricerca e consulenza commissionate da terzi nel loro esclusivo interesse sono poste a carico dei finanziamenti destinati allo scopo per contratto o convenzione, entro i limiti dei finanziamenti stessi.

18. Le eventuali spese per consulenza e collaborazione esterne sono consentite entro i limiti e con le modalità previste dall'articolo 69.

19. Le spese inerenti lo svolgimento delle ricerche gravano di norma sui fondi assegnati ai singoli Docenti e Ricercatori comprese le spese per acquisto, noleggio, funzionamento e manutenzione delle attrezzature, rimborsi quote individuali di iscrizione a congressi e convegni, indennità di missione, spese di viaggio e soggiorno, anche dei collaboratori. Sui medesimi fondi gravano, inoltre, i rimborsi delle spese relative a viaggi, soggiorni e partecipazioni a convegni direttamente connesse con il programma di ricerca ed effettivamente sostenute dal personale assegnatario di fondi di ricerca o inserito formalmente in un gruppo di ricerca, fatto salvo quanto disposto dal comma 2 dell'articolo 122.

20. Le spese per quote associative ad istituzioni scientifiche nazionali o internazionali possono essere effettuate su fondi di ricerca anche a nome degli assegnatari e dei collaboratori, purché di motivato interesse del Dipartimento.

21. Le spese su fondi assegnati a singoli Docenti e Ricercatori devono essere preventivamente richieste dagli stessi che ne attestano anche la congruenza e la pertinenza alle finalità del fondo.

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Art. 81 - Documentazione dei mandati di pagamento

1. Ogni mandato di pagamento è corredato, a seconda dei casi:

  1. dalle fatture e dai documenti comprovanti la regolare esecuzione dei lavori, forniture e servizi;
  2. dai buoni di carico quando si tratta di beni inventariabili;
  3. dai verbali di collaudo ove richiesto;
  4. dalla bolletta di consegna per i materiali di consumo;
  5. da ogni altro documento che giustifichi la spesa.

2. La documentazione di cui alle lettere a) e b) è vistata dal Direttore del Dipartimento o dal vicedirettore. La documentazione di cui alla lettera c) è vistata dal personale del Dipartimento preposto alla verifica del collaudo. La documentazione di cui alla lettera d) è vistata dal personale che riceve il materiale. La documentazione di cui alla lettera e) è vistata dal Direttore del Dipartimento o dal Segretario amministrativo, appositamente delegato.

3. Al mandato estinto è allegata la documentazione della spesa.

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Art. 82 - Modalità particolari di estinzione dei mandati di pagamento

1. Il Dipartimento può disporre, su richiesta scritta del creditore e con espressa annotazione sui titoli, che i mandati di pagamento siano estinti mediante:

  1. accreditamento in c/c postale a favore del creditore, nonché mediante vaglia postale o telegrafico con spesa a carico del richiedente; in tali casi deve essere allegata al titolo la ricevuta del versamento rilasciata dall'Ufficio postale;
  2. commutazione in assegno circolare non trasferibile all'ordine del creditore, da spedire a cura dell'Istituto cassiere all'indirizzo dello stesso creditore, con spese a suo carico;
  3. accreditamento in c/c bancario intestato al creditore.

2. Le dichiarazioni di accreditamento o di commutazione, che sostituiscono la quietanza del creditore, devono risultare sul mandato di pagamento da annotazioni recanti gli estremi relativi all'operazione e il timbro dell'Istituto cassiere.

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Art. 83 - Limiti di spesa

1. Il Direttore, per l'acquisto di beni e di servizi, escluse le consulenze, le collaborazioni esterne e i servizi di cui all'art. 69 e fatti salvi limiti inferiori eventualmente fissati dal Consiglio di Dipartimento, può disporre di spese fino al limite di € 25.822,84, prescindendo dall'obbligo di acquisire più offerte. Le spese che eccedono l'importo di € 25.822,84 e fino a € 103.291,38 devono essere preventivamente autorizzate dal Consiglio di Dipartimento, previa acquisizione di almeno tre preventivi.
 Le spese di importo superiore a € 103.291,38 devono essere preventivamente autorizzate dal Consiglio di amministrazione, secondo quanto previsto dal precedente articolo 59.

2. Per il medesimo oggetto è fatto divieto di procedere al frazionamento della spesa.

3. Nei casi di motivata necessità ed urgenza e nell'ambito degli stanziamenti di bilancio, il Direttore può assumere impegni di spesa oltre il limite di importo di sua competenza e fino a € 103.291,38, fatta salva la ratifica del provvedimento da parte del Consiglio di Dipartimento.

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Art. 84 - Servizio di cassa

1. Il servizio di cassa del Dipartimento è affidato all'Istituto di credito che risulta aggiudicatario della apposita gara così come indicato al precedente articolo 28.

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Art. 85 - Fondo economale

1. All'inizio di ciascun esercizio il Segretario amministrativo può essere dotato di un fondo, determinato con delibera del Consiglio di Dipartimento, di importo non superiore a € 10.329,14, reintegrabile a carico dei vari capitoli di spesa durante l'esercizio, previa presentazione del rendiconto delle somme già spese.

2. Con tale fondo si può provvedere al pagamento o al rimborso di spese fino ad un importo determinato con delibera del Consiglio di Dipartimento, non superiore a € 1.032,91 ciascuna.

3. Il Segretario amministrativo provvede al pagamento delle spese di cui al comma 2 su disposizione del Direttore, assumendo la responsabilità di cassa.

4. Per la gestione del fondo economale ciascun Dipartimento tiene apposito registro, nel quale devono essere annotati sia i prelevamenti fatti con ordini di pagamento sia i reintegri.

5. Il Segretario amministrativo restituisce alla fine dell'esercizio, mediante versamento all'Istituto cassiere, il fondo di cui al comma 1.

6. Per le spese che singolarmente non eccedono € 25,82 e, globalmente, € 1.032,91 annui, la documentazione, ove non sia altrimenti acquisibile, potrà essere sostituita da apposita dichiarazione del Direttore di Dipartimento con la quale si certifica l'avvenuto pagamento.

7. Per le spese che singolarmente non eccedono € 103,29 lo scontrino fiscale può sostituire la fattura quale documento giustificativo della spesa purché vi appaia la natura della spesa stessa o sia accompagnato da una dichiarazione di responsabilità da parte dell'acquirente sulla natura dei beni acquistati.

8. Il fondo di cui al comma 1 può essere gestito tramite apposito conto corrente bancario, presso l'Istituto cassiere, intestato al Dipartimento, con firma di traenza disgiunta del Direttore di Dipartimento e del Segretario amministrativo.

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Art. 86 - Scritture contabili

1. Per le scritture finanziarie e patrimoniali del Dipartimento si applicano le disposizioni previste all'art. 34 del presente Regolamento.

2. Il Dipartimento tiene le seguenti scritture:

  1. un partitario delle entrate, contenente per ciascun capitolo lo stanziamento iniziale e le variazioni, le somme accertate, quelle riscosse e quelle rimaste da riscuotere;
  2. un partitario delle spese, contenente per ciascun capitolo lo stanziamento iniziale e le variazioni, le somme impegnate, quelle pagate e quelle rimaste da pagare;
  3. un partitario dei residui, contenente, per capitolo e per esercizio di provenienza, la consistenza dei residui all'inizio dell'esercizio, le somme riscosse o pagate, le somme rimaste da riscuotere o da pagare;
  4. un giornale cronologico sia per le reversali che per i mandati emessi, evidenziando separatamente riscossioni e pagamenti in conto competenza, da riscossioni e pagamenti in conto residui;
  5. i registri degli inventari.

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Art. 87 - Rendicontazione

1. La rendicontazione si articola in un conto consuntivo, composto dal rendiconto finanziario, dalla situazione amministrativa e dalla situazione patrimoniale predisposti dal Direttore del Dipartimento, coadiuvato dal Segretario amministrativo.

2. Il conto consuntivo, accompagnato dalla relazione illustrativa del Direttore, è sottoposto all'approvazione del Consiglio del Dipartimento entro il 30 aprile. Nella relazione debbono essere evidenziati i risultati generali della gestione del bilancio e le variazioni apportate alla previsione nel corso dell'esercizio.
Il conto consuntivo approvato, viene trasmesso dal Direttore di Dipartimento alla Amministrazione centrale per essere allegato a quello dell'Università.

3. Il rendiconto finanziario comprende i risultati della gestione del bilancio per l'entrata e per la spesa in conformità alla modulistica approvata dal Consiglio di amministrazione. In particolare, per la competenza devono risultare:

  1. le previsioni iniziali, le variazioni apportate durante l'esercizio finanziario e le previsioni definitive;
  2. le somme accertate o impegnate;
  3. le somme riscosse o pagate;
  4. le somme rimaste da riscuotere o da pagare.

Per i residui devono essere indicati:

  1. l'ammontare all'inizio dell'esercizio finanziario;
  2. le variazioni in più o in meno per i riaccertamenti;
  3. le somme riscosse o pagate in conto residui;
  4. le somme rimaste da riscuotere o da pagare.

4. La situazione patrimoniale redatta in conformità alla modulistica approvata dal Consiglio di amministrazione, indica la consistenza degli elementi patrimoniali attivi e passivi all'inizio e al termine dell'esercizio e pone in evidenza le variazioni intervenute e l'incremento o la diminuzione del patrimonio netto iniziale per effetto della gestione del bilancio o per altre cause.

5. Al rendiconto finanziario è annessa la situazione amministrativa, redatta in conformità alla modulistica approvata dal Consiglio di amministrazione.

6. Per la redazione della situazione amministrativa e della situazione patrimoniale si applicano le disposizioni di cui ai precedenti articoli, 34 e 35.

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Art. 88 - Consegnatario dei beni

1. Il Direttore di Dipartimento è responsabile dei beni mobili ed immobili di cui è consegnatario all'atto del suo insediamento e ne cura la corretta e appropriata utilizzazione. Permane comunque la specifica responsabilità del personale per le attrezzature scientifiche e didattiche cui sia preposto.

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Art. 89 - Inventario dei beni mobili

1. Al carico, allo scarico ed alla periodica ricognizione dei beni mobili si provvede in conformità alle disposizioni di cui agli articoli 48 e 49, del presente Regolamento.

2. Il documento relativo ad ogni spesa di acquisto di beni mobili inventariabili deve essere completo di attestazione di presa in carico, firmata dal Direttore di Dipartimento.

3. Le attribuzioni del Consiglio di amministrazione previste dagli articoli 48 e 49 del presente Regolamento, richiamate dal comma 1, spettano al Consiglio di Dipartimento.

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