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PARTE II - SOGGETTI CHE EFFETTUANO IL TRATTAMENTO E DIRITTI DELL'INTERESSATO  

Art. 4 - Titolare, responsabili e incaricati del trattamento dei dati

L'Università degli Studi di Milano è titolare dei dati personali detenuti dall’Università, raccolti o meno in banche dati, automatizzate o cartacee.

Il responsabile del trattamento dei dati personali è il responsabile della struttura nell’ambito della quale i dati personali sono gestiti per le finalità istituzionali della rispettiva unità organizzativa, o altro soggetto da lui designato con apposito atto da formalizzare per iscritto. In assenza di delega, i “responsabili” per il trattamento dei dati personali sono così individuati:

  1. per le strutture amministrative e di servizio, i dirigenti o funzionari responsabili delle strutture stesse;
  2. per le strutture didattiche e di ricerca, i responsabili delle strutture stesse.

A tal fine sono individuate le seguenti strutture con i rispettivi responsabili:

STRUTTURA RESPONSABILE
Aree  Capo Area
Dipartimenti  Direttore del Dipartimento
Centri di Ricerca  Direttore del Centro di Ricerca
Aziende Agrarie  Sovrintendente dell'Azienda Agraria
Scuole di specializzazione  Direttore della Scuola di specializzazione
Divisioni dell'Amministrazione Centrale  Capo Divisione
Centri funzionali e Centri di Servizio  Direttore del Centro funzionale o del Centro di Servizio
Biblioteca d'Area  Direttore della Biblioteca
Uffici e SeDI  Capo Ufficio SeDI
Uffici e Servizi di staff alla Direzione Generale  Capo Ufficio/Servizio di staff
Segreteria del Rettore  Segretaria del Rettore
Segreteria della Direzione Generale  Segretaria del Direttore Generale

Qualora i dati siano gestiti su sistemi informatici amministrati dalla Divisione Sistemi Informativi, il Dirigente della stessa Divisione è altresì responsabile del trattamento dei dati limitatamente alle operazioni connesse con  l’esercizio  dei  sistemi  informatici contenenti i dati o le banche dati.

I soggetti designati quali responsabili del trattamento dei dati saranno nominati  con provvedimento del Rettore.

Il titolare, nella persona del Rettore, può designare, con proprio provvedimento, responsabili del trattamento dei dati personali altri soggetti rispetto a quelli individuati al comma 2, anche esterni all’Ateneo.

Il responsabile effettua il trattamento attenendosi alle istruzioni impartite per iscritto dal Titolare.

I responsabili procedono con propri atti, comunicati alla Divisione Attività Legali, all’individuazione nominativa degli incaricati del trattamento dei dati all’interno delle singole strutture. L’Incaricato è colui che svolge le operazioni materiali inerenti al trattamento, attenendosi alle istruzioni impartite, e opera sotto la diretta responsabilità del responsabile. La revisione   dell’incarico,   a   seguito   di   intervenute   variazioni  di  carattere  organizzativo, personale, normativo o altro, è comunicata all’incaricato con le medesime modalità con cui è stato attribuito l’incarico.

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Art. 5 - Diritti dell'interessato

All’interessato spettano i diritti di cui all’art. 7 del codice e precisamente:

  1. di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
  2. di ottenere l’indicazione dell’origine dei dati, della logica applicata al trattamento effettuato con mezzi elettronici, degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili, dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o che possono venire a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati;
  3. di ottenere l’aggiornamento, la rettifica o l’integrazione dei dati, la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
  4. di ottenere l’attestazione che le operazioni di cui al precedente n. 3 sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si manifesta impossibile o richieda un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
  5. di opporsi, in tutto o parzialmente, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta e al trattamento di dati che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

Nessun atto o provvedimento amministrativo che implica una valutazione del comportamento umano può fondarsi esclusivamente su un trattamento automatizzato di dati volto a definire il profilo o la personalità dell’interessato. A fronte dell’illegittima determinazione l’interessato può opporsi, ai sensi del precedente punto 5, salvo che la determinazione sia stata adottata in occasione della conclusione o dell’esecuzione di un contratto in accoglimento di una proposta dell’interessato o sulla base delle garanzie individuate dal testo unico.

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Art. 6 - Esercizio dei diritti dell'interessato

L'interessato può esercitare i diritti di cui all’articolo 5 con una richiesta scritta – raccomandata, fax o posta elettronica - al titolare o al responsabile del trattamento.

Ai fini dell’esercizio dei diritti l’interessato può conferire, per iscritto, delega o procura a persone fisiche o ad associazioni.

I diritti riferiti a dati personali di persone decedute possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio ad agire o agisce a tutela della persona deceduta o per ragioni familiari meritevoli di protezione.

L’identificazione dell’interessato è verificata sulla base di idonei elementi. La persona che agisce per conto dell’interessato esibisce o allega copia delle procura o della delega sottoscritta e presentata unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di riconoscimento proprio e dell’interessato.

I dati sono estratti a cura dell’incaricato e, ove sia possibile, la richiesta presentata dall'interessato viene soddisfatta in via informale e immediata, con comunicazione anche orale ovvero offerta in visione mediante strumenti elettronici. In caso di richiesta, si provvede alla trasposizione dei dati su supporto cartaceo o informatico ovvero alla trasmissione per via telematica.

Qualora non sia possibile l'accoglimento immediato dell'istanza, il responsabile deve provvedere nel minor tempo possibile, dandone comunicazione scritta all'interessato, e comunque non oltre 30 giorni dalla data di ricevimento della richiesta.

Quando l’estrazione dei dati risulta particolarmente difficoltosa, il riscontro può avvenire mediante esibizione o consegna in copia di atti e documenti contenenti i dati personali richiesti.

La comunicazione è effettuata in forma intelligibile anche attraverso l’utilizzo di una grafia comprensibile. In caso di codici o sigle sono forniti elementi per la comprensione del significato.

L’accesso ai dati personali è gratuito, fatti salvi i seguenti casi:
a) 1- qualora a seguito della richiesta di cui all’articolo 5, commi 1 e 2, non risulti
confermata l’esistenza di dati che riguardano l’interessato, è chiesto un contributo spese di importo pari a € 10,00;
a) 2 - il contributo è fissato in € 2,50 nel caso in cui i dati siano trattati con strumenti elettronici e la risposta sia data oralmente;
b) laddove risulti confermata l’esistenza di dati che riguardano l’interessato, il contributo, di importo pari a € 20,00, è dovuto nei casi in cui l’interessato abbia chiesto di riprodurre uno speciale supporto sul quale sono conservati i dati (audiovisivi, lastre, nastri o altri specifici supporti magnetici).

Il pagamento del contributo dovrà essere effettuato a cura dell’interessato presso la Divisione Economato e Patrimonio, che rilascerà apposita quietanza.

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Art. 7 - L'informativa

Ogni struttura dell’Università assolve agli obblighi di informativa nei confronti dell’interessato ogniqualvolta provvede alla raccolta dei dati personali, informando
l'interessato circa:

  • le finalità e le modalità del trattamento cui sono destinati i dati richiesti;
  • la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento di dati richiesti e le conseguenze di un eventuale rifiuto;
  • i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati e l'ambito di diffusione dei dati medesimi;
  • i diritti di cui all'art. 7 del codice;
  • il nome, la denominazione o la ragione sociale e il domicilio, la residenza o la sede del titolare e, se designato, del responsabile.

L'informativa può essere resa oralmente, per iscritto, nel modulo di iscrizione, in fogli presso le strutture, o anche mediante informative di massa, come cartelli affissi nei locali in cui gli interessati si recano per conferire i dati (segreterie di Facoltà, uffici del personale) o mediante annunci sulle pagine Web.

Se i dati personali non sono raccolti presso l’interessato, l’informativa è data al medesimo all’atto della registrazione dei dati o non oltre la prima comunicazione, eccetto nei seguenti casi:

  1. quando sono trattati in base ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria;
  2. quando sono trattati per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, sempre che i dati siano trattati solo per tale finalità e per il periodo necessario al loro perseguimento;
  3. quando l’informativa comporta un impiego di mezzi che il Garante ha dichiarato sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

Le sanzioni irrogate dal Garante all’Università per omessa o inidonea informativa all’interessato, graveranno sulla struttura inadempiente responsabile della violazione accertata.

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