Il sistema di rilevazione delle timbrature  

Informazioni generali

  1. All’atto dell’assunzione viene consegnato a ciascun dipendente un tesserino magnetico individuale (badge) che dovrà essere utilizzato per la registrazione dell’orario di lavoro sul terminale installato presso la propria struttura.
  1. Il tesserino costituisce il documento identificativo con cui si avrà accesso al posto di lavoro e ai servizi forniti dall’Ateneo. Il titolare dovrà esibirlo in modo evidente, e non potrà essere utilizzato da nessun altro, pena l’applicazione di sanzioni previste dal codice penale nei casi di sostituzione di persona.
  1. Lo smarrimento o il furto del badge dovrà essere segnalato alla Divisione Stipendi per il rilascio di una nuova tessera.
  1. La corretta registrazione dell’orario di lavoro prevede che ad ogni ingresso o uscita dal proprio posto di lavoro sia effettuata la timbratura sul terminale, inserendo eventualmente appositi codici per giustificare i ritardi in entrata e le uscite anticipate in relazione a specifiche assenze orarie, richieste e autorizzate mediante la compilazione di specifica modulistica.
  1. Mensilmente per il tramite della propria struttura a ciascun dipendente viene consegnata copia mensile delle registrazioni effettuate con il saldo del mese, e un tabulato nel quale vengono evidenziate le ore straordinarie da richiedere in pagamento (per coloro che sono autorizzati), le ore ammesse al recupero e le ore considerate assenze ingiustificate.
  1. Le ore straordinarie, nel limite del monte ore personale o della struttura, nonché i compensi per indennità di turno, disagio e reperibilità sono erogati con il pagamento dello stipendio del secondo mese successivo a quello in cui l’orario è stato effettuato.

 

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Il sistema automatico di rilevazione delle timbrature

Il sistema per la registrazione delle timbrature (transazioni) è attualmente articolato su 71 terminali. Fisicamente dislocati su tutto il territorio dell’Ateneo permettono a tutto il personale interessato di registrare la propria presenza nell’ambito dell’orario di lavoro.

Il personale universitario dell’Ospedale Maggiore e degli Istituti Clinici di Perfezionamento registra le transazioni, non disponendo l’Università di propri terminali in tali strutture, presso i terminali dei relativi Enti.

Dei 71 terminali 53 sono collegati alla rete d’Ateneo e 18 trasmettono su linea commutata tramite modem, i terminali sono, tuttavia, funzionalmente uguali.

E’ possibile visualizzare in tempo reale le timbrature personali, limitatamente al terminale utilizzato, attraverso alcune semplici operazioni qui di seguito riportate:

vecchio modello:

  1. premere il tasto F5 e attendere che appaia la scritta "strisciare"
  2. passare il badge in entrata o in uscita indifferentemente
  3. scorrere le timbrature presenti in memoria con i tasti F7 (indietro) – F8 (avanti)
  4. terminata l’operazione premere C

nuovo modello:

  1. premere il tasto OK e scorrere il menù, selezionare F5 con OK
  2. attendere che appaia la scritta "strisciare" e quindi passare il badge
  3. scorrere le timbrature presenti in memoria con le frecce
  4. terminata l’operazione premere C

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L’elaborazione e la stampa delle timbrature

Una volta effettuata la raccolta i dati vengono immessi (giornalmente) in un programma per la loro elaborazione. Il processo si compone di una prima fase di calcolo del saldo giornaliero, tenendo conto del tipo di orario e dei permessi fruiti (anche attraverso gli eventuali codici inseriti da terminale), e una seconda fase in cui si determina il saldo mensile (le anomalie, se presenti, prodotte dall’elaborazione giornaliera sono sanate provvisoriamente in attesa dei giustificativi). Al termine del processo è prevista la stampa di due differenti tipi di tabulati: quello dei saldi e quello delle voci di "straordinario", "ore per recupero" e "assenze ingiustificate". I tabulati vengono poi spediti alle singole strutture interessate che provvederanno a distribuirli al personale afferente. Devono essere restituiti alla Divisione Stipendi i tabulati inerenti le ore di straordinario solo nel caso in cui si sia autorizzati alla richiesta del loro pagamento, e dove esista espressamente la scelta di tale modalità da parte della struttura.

I tabulati sono documenti ufficiali sulla base dei quali avviene il pagamento dello stipendio, è quindi necessario comunicare in tempo utile all’ufficio competente eventuali difformità rispetto a quanto presente agli atti della struttura, ad esempio rispetto ai permessi usufruiti, alle assenze fatte ecc.. Inoltre è possibile giustificare omissioni di timbratura o permessi fruiti nel corso del mese per i quali non sia stato spedito in tempo l’apposito modulo.

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Alcune regole per una corretta registrazione dei permessi e relativi codici giustificativi

  • I codici devono essere inseriti solo all’interno della prima e dell’ultima timbratura previste dal proprio orario. Non devono, quindi, essere utilizzati a completamento dell’orario di lavoro. Esempio: orario 8/9-16 ==> E09:00 – U12:00 – E12:45 - U16:30, in questo caso il codice non deve essere inserito anche se non sono state svolte le 7 ore e 15 previste dall’orario.
  • I codici giustificativi per uscite di servizio permettono di chiudere l’elaborazione della giornata soltanto rispetto all’ultima timbratura prevista dal proprio orario. Di conseguenza, se la giornata lavorativa si prolunga oltre il proprio orario di lavoro, deve essere compilato il modulo B con indicata l’ora di uscita e quella di termine del servizio. Esempio: orario 8/9-16 ==> E09:00 – U12:00 – E12:45 – U15:00 cod. 41 (commissioni), in questo caso le ore svolte, se non indicato diversamente tramite apposita richiesta, risulterebbero, dall’elaborazione, 6,15.
  • Non è necessario digitare il codice durante la durata della pausa se il permesso (ad esempio, riposo compensativo) non si prolunga oltre le due ore. Deve essere, invece, digitato in caso si trattasse di commissioni svolte tra la timbratura di uscita e quella di entrata, ma solo oltre il tempo minimo previsto dal proprio orario per effettuare la pausa.
  • I codici devono essere digitati solo una volta, o in entrata o in uscita. Per permessi usufruiti durante l’orario di lavoro, ad esempio per esigenze personali, deve essere causalizzata la timbratura di uscita, così: orario 8/9-16 ==> U10:00 cod. 29 – E11:00. Nel caso particolare della visita medica devono essere effettuate le timbrature, come indicato, ma senza alcun codice.
  • Entrate in ritardo o uscite anticipate non causalizzate dall’opportuno codice sono considerate assenze ingiustificate se non seguite dall’apposito modulo per la richiesta del permesso.
  • In caso di attività di servizio presso strutture non dotate di terminali per la rilevazione delle presenze della rete d’Ateneo è sempre necessaria la compilazione del modulo di omissione di timbratura con indicate le entrate e le uscite effettuate.
  • Per registrare correttamente le ½ giornate di ferie è necessario distinguere tra:
    a) ½ giornata di mattino - aggiungere 3 ore e 45 minuti rispetto all’entrata prevista dal proprio orario + 45 minuti della pausa (o 30 minuti, se previsti dall’orario) per calcolare l’ora d’entrata.
    b) ½ giornata di pomeriggio – è sufficiente aver svolto 3 ore e 45 minuti; in caso contrario la differenza risulterà da recuperare.

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