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Policy Open Access

In data 20 maggio 2014 il SA ha approvato la presente policy sull'accesso aperto ai contributi della ricerca scientifica.

 

Definizioni

• Per “Università” o “Ateneo” si intende l’Università degli Studi di Milano.
• Per “Autore” s’intende un membro dell’Università a qualsiasi titolo ad essa affiliato, quale, ad esempio, un professore o un ricercatore, un docente a contratto, un assegnista, un dottorando, che sia autore o coautore anche insieme a uno o più soggetti esterni all’Università di un’opera dell’ingegno che costituisce Contributo della ricerca  scientifica.
• Per “Commissione del Senato accademico per l'accesso aperto ai Contributi della ricerca scientifica” o “Commissione” s’intende la commissione istituita dalla presente policy.
• Per “Gruppo di lavoro” s’intende il gruppo  incaricato dell’attuazione della presente policy.
• Per “Autoarchiviazione” s’intende, ai fini della presente policy, il deposito da parte di un autore dell’Ateneo di un Contributo della ricerca scientifica nell’Archivio istituzionale.
• Per “Accesso gratuito” s’intende la pubblicazione di un Contributo della ricerca scientifica accompagnata dalla concessione gratuita, irrevocabile ed universale a tutti gli utilizzatori del diritto d’accesso, in conformità alle disposizioni di legge e dei contratti sottoscritti tra autore ed editore.
• Per “Contributo della ricerca scientifica” o “Contributo” s’intende qualsiasi testo comprensivo dei dati quali immagini, video, tabelle, disegni, e formule,  accettato o pubblicato su riviste o collane a valenza scientifica, che è stato soggetto a revisione o valutazione da esperti riconosciuti del settore. La definizione di Contributo comprende, a titolo esemplificativo, articoli di riviste scientifiche, atti di convegno, monografie e capitoli di libri, tesi di dottorato, cataloghi di mostre, edizioni di scavi, edizioni critiche o curatele di libri contenenti i risultati di progetti scientifici, testi brevettuali, carte geologiche e geografiche
• Per “Metadati” s’intendono i metadati di base (descrittivi e bibliografici) di un Contributo e i metadati legati al contesto di appartenenza dell’autore/i (ad es. informazioni amministrativo-gestionali relative ad afferenza dipartimentale, SSD, etc.).
• Per “Versione digitale editoriale” s’intende la versione digitale del Contributo della letteratura scientifica editata e pubblicata dall’editore di pubblicazioni a carattere scientifico.
• Per “Versione digitale referata” s’intende la versione digitale definitiva accettata dall’editore di pubblicazioni a carattere scientifico che integra i risultati del processo di referaggio e non presenta loghi o marchi del medesimo editore (layout editoriale).
• Per “Archivio istituzionale dei prodotti della ricerca scientifica” o “Archivio” s’intende l’archivio istituzionale di UNIMI (AIR) destinato a ricevere:
i metadati bibliografici descrittivi del Contributo; 
l’autoarchiviazione del Contributo  in versione accettata o pubblicata dall’editore  nel migliore formato possibile; 
l’informazione sul contratto editoriale relativo al Contributo.

L’accesso all’Archivio e ai suoi contenuti verrà definito, nel rispetto delle regole del copyright, in funzione dei possibili utilizzi:
o accesso ai soli metadati bibliografici;
o accesso riservato all’Amministrazione per operazioni di Text and Data mining;
o accesso riservato agli Organi per procedure valutative a livello locale e nazionale;
o accesso gratuito.

• Per “Pubblicazione ad accesso aperto” s’intende un Contributo della letteratura scientifica pubblicato già in origine ad Accesso aperto, in ‘via aurea’ (gold road), in una rivista o altra sede editoriale a carattere scientifico, quale una collana di libri.

Data Policy

L’Università, in ottemperanza a quanto stabilito all’art. 2 comma 6 del proprio Statuto nel quale si afferma che l’Ateneo “sostiene la circolazione della conoscenza, anche attraverso l’accesso pieno e aperto alla letteratura scientifica” e all'art. 5 del proprio Codice etico, promuove l’attuazione del principio dell’accesso aperto (Open Access) come definito dalla Dichiarazione di Berlino sull’accesso aperto alla letteratura scientifica (Berlin Declaration on Open Access to Knowledge in the Sciences and Humanities) dell’ottobre 2003 firmata l’ 11 luglio 2005 dall’Università con la sottoscrizione della Dichiarazione di Messina del 2004 .
Il principio dell’accesso aperto risponde agli alti valori costituzionali di promozione dello sviluppo della cultura e della ricerca scientifica e tecnica, nonché di tutela della libertà accademica. In particolare, esso mira a potenziare la disseminazione su scala internazionale della ricerca scientifica, a rendere accessibili i prodotti della ricerca a soggetti privi di accesso ai sistemi di distribuzione a pagamento, a comprimere il tasso di duplicazione degli studi scientifici, a rafforzare la ricerca interdisciplinare, il trasferimento della conoscenza alle imprese e la trasparenza verso la cittadinanza, a rendere più efficiente l’uso di contributi scientifici a fini didattici, a garantire la conservazione nel tempo della produzione scientifica.
L’Università contrasta il plagio e si riserva di verificare con i mezzi più opportuni l’originalità delle opere inserite nell’Archivio.
Le disposizioni sull’Open Access prevedono due livelli:
o la ‘via verde’ (o ‘green road’), ovvero l’autoarchiviazione dei metadati di un contributo scientifico, accompagnata dal testo completo e dalla concessione gratuita, irrevocabile ed universale a tutti gli utilizzatori del diritto d’accesso;
o la ‘via aurea’, ovvero la pubblicazione di contributi scientifici in sedi editoriali ad accesso aperto.
L’Università si impegna nell’attuazione della ‘via verde’, allo scopo di disseminare i contributi scientifici dei propri ricercatori, rendendoli accessibili al di fuori dei circuiti editoriali commerciali, compatibilmente con il rispetto delle norme sui diritti di autore, consentendo altresì al proprio archivio istituzionale di entrare in rete con gli archivi istituzionali di tutte le altre università predisposti all’Accesso aperto. Simultaneamente all’autoarchiviazione, darà avvio a una politica di promozione e sviluppo delle pubblicazioni ad accesso aperto, ovvero alla ‘via aurea’.
La presente policy applica la Raccomandazione della Commissione UE del 17 luglio 2012 sull’accesso all’informazione scientifica e sulla sua conservazione (2012/417/UE) in GUCE L 194/39 del 21 luglio 2012 nella quale, tra l’altro, la Commissione UE chiede, per il tramite degli Stati membri, alle istituzioni accademiche di definire e attuare politiche per la diffusione delle pubblicazioni scientifiche e l’accesso aperto alle stesse nonché politiche per la conservazione a lungo termine delle pubblicazioni scientifiche; la presente policy tiene anche  conto di quanto dispone l’art. 4, comma 2 e 4, del DL n. 91/2013 convertito con modifiche in L. n. 112/2013.

Commissione di Ateneo

E’ istituita la Commissione del Senato Accademico per l’accesso aperto ai Contributi della ricerca  scientifica.
La Commissione è composta dal Rettore o da un suo delegato, da almeno tre professori o ricercatori di ruolo che rappresentino le tre aree ERC (European Research Council), e cioè le Scienze fisiche e ingegneristiche, le Scienze umane e sociali, le Scienze della vita, da almeno tre rappresentanti del personale tecnico-amministrativo con esperienza nel campo dell’accesso aperto, da un membro del Gruppo di Lavoro.
La Commissione, di concerto con i competenti organi statutari dell'Università:
• definisce le  politiche per l’attuazione del principio dell’accesso aperto, rivede e aggiorna la presente policy;
• avvia e sviluppa rapporti con le istituzioni esterne all’Università che promuovono l’accesso aperto;
• organizza iniziative formative e di sensibilizzazione sull’accesso aperto;
• elabora proposte per l’integrazione delle politiche di accesso aperto all’interno dei vari sistemi di valutazione dell’Ateneo.
La Commissione dirime eventuali controversie sull'interpretazione della presente policy.

Gestione dell'archivio

La gestione dell’archivio è demandata all’Amministrazione Centrale che metterà a disposizione risorse adeguate e qualificate costituendo un gruppo di lavoro ad hoc che si dovrà coordinare con la Commissione del Senato Accademico per quanto riguarda le tematiche legate all’Open Access.

Archivio istituzionale dei contributi della ricerca scientifica

AIR è l’Archivio istituzionale dei Contributi della ricerca  scientifica dell’Università degli Studi di Milano.
L'Archivio è dotato di funzionalità avanzate per la registrazione, la certificazione, la diffusione e la conservazione nel tempo dei Contributi.
L’Archivio è interoperabile con le banche dati del MIUR.
L'Archivio risponde alle linee guida del Gruppo Open Access della Commissione Biblioteche della CRUI per la creazione e la gestione dei metadati del 22 febbraio 2012.
L'Archivio risponde alle migliori pratiche e agli standard tecnici internazionali per la conservazione nel tempo dei Contributi.

Deposito nell’Archivio istituzionale

Nel momento in cui l’Autore ha notizia della pubblicazione del proprio Contributo da parte di una rivista o altra sede editoriale, o della sua accettazione da parte dell’editore, è tenuto ad avviare la procedura di deposito presso l’Archivio istituzionale e procede direttamente, o mediante l’ausilio del Gruppo di lavoro, al deposito nell’Archivio istituzionale della versione digitale editoriale.
L’Autore è comunque tenuto a prendere conoscenza di quali diritti ha ceduto all’editore, prima di procedere al deposito del Contributo.
All’atto dell’inserimento del Contributo nell’Archivio istituzionale l’Autore fornisce le informazioni essenziali dell’accordo con l’editore e copia del contratto stipulato o di altro documento che riporti o richiami le condizioni contrattuali praticate dall’editore.
Fino a quando non verrà verificato a cura del Gruppo di lavoro lo stato dei diritti di accesso il Contributo resta in regime di  accesso chiuso e risulteranno visibili all’esterno i soli metadati del medesimo. 
A tale riguardo si precisa che, in regime di “accesso chiuso”, il Contributo è accessibile per esteso solo ai soggetti debitamente autorizzati dall’Università, mediante accesso informatico all’Archivio tramite credenziali di Ateneo.
I soggetti autorizzati sono:
o  l’Autore o Coautore del Contributo;
o  il personale dell’Amministrazione abilitato a svolgere funzioni di “amministratore di sistema” dell’Archivio istituzionale,  ai soli fini operativi di gestione e trattamento statistico dei dati e contributi;
o  la Commissione di Ateneo preposta all’attuazione della presente policy;
o  gli Organi preposti alla valutazione dei risultati della ricerca.
L’Ateneo farà quanto possibile per rendere ad accesso aperto tutti i Contributi depositati nell’Archivio, sulla base di quanto  è previsto dalla normativa sul Diritto d’Autore e dai contratti stipulati con  gli editori.
Qualora la versione digitale editoriale non possa essere resa pubblica, l’Autore, se lo ritiene, deposita nell’Archivio istituzionale la “versione digitale referata” del Contributo accompagnata da una dichiarazione (metadato) di congruenza nei contenuti dello stesso con la versione editoriale.

Pubblicazione sull’archivio istituzionale

Nel momento del deposito di un Contributo nell’Archivio istituzionale, il Gruppo di lavoro avvia la procedura di gestione dei diritti d’autore in base alla disciplina contrattuale e alla modalità con cui il Contributo è stato pubblicato dall’editore:
1. Il Gruppo di lavoro, sulla base della documentazione fornita dall’Autore, verifica lo stato del diritto d’autore sul medesimo Contributo ed eventuali incompatibilità tra la pubblicazione e altri diritti, quali quelli di percezione di royalties sulla commercializzazione dello stesso Contributo, di riservatezza e protezione dei dati personali, di sicurezza o salute pubblica, di sicurezza nazionale che escludano in tutto o in parte la pubblicazione ad accesso aperto o altre procedure, quali quelle di deposito di domande di brevetto.
Durante lo svolgimento di questa procedura, l’Autore è tenuto a fornire, su eventuale richiesta, informazioni supplementari.
Il Gruppo di lavoro determina il periodo di embargo in accordo con la normativa vigente e con quanto previsto dalle licenze e dai contratti stipulati con gli editori, scaduto il quale è possibile pubblicare il Contributo.
2. Nel caso in cui l’Autore disponga dei diritti per l’Accesso gratuito, è tenuto a concedere all’Università la licenza non esclusiva, gratuita, irrevocabile e universale a pubblicare ad Accesso gratuito il proprio Contributo sull’Archivio istituzionale, secondo i modelli di licenza predisposti dal Gruppo di lavoro e approvati dalla Commissione
L’Università, a seguito della concessione della licenza, pubblica immediatamente ad Accesso gratuito il Contributo licenziato.
Nel caso in cui l’Università sia titolare del diritto d’autore sul Contributo provvede immediatamente, nel momento dell’accettazione o pubblicazione del Contributo da parte dell’editore, alla pubblicazione ad Accesso gratuito sull’Archivio istituzionale, fatti salvi i casi di incompatibilità con altri diritti e procedure.
Eccezioni: Dalla disciplina della pubblicazione sono esclusi, salvo diversa determinazione dell’Autore, i testi destinati a essere commercializzati con pagamento di royalties all’Autore, quali manuali, opere trattatistiche e divulgative.

Tesi di dottorato

La disciplina prevista dalla presente policy per il deposito e la pubblicazione dei Contributi si applica anche alle tesi di dottorato, in attuazione delle Linee guida per il deposito delle tesi di dottorato negli archivi aperti.
In ogni caso il deposito della tesi di dottorato nell’Archivio istituzionale è un requisito necessario per l’ammissione all’esame finale, sostituisce la consegna della tesi in formato cartaceo e assolve l'obbligo di deposito legale presso le Biblioteche Nazionali di Roma e di Firenze. Le tesi di dottorato sono pubblicate in Accesso libero o gratuito, alla chiusura della carriera o al massimo entro diciotto mesi dalla discussione, secondo la volontà espressa dall'autore.

Gestione dei diritti d’autore

L’Università, tramite il Gruppo di lavoro, fornisce ausilio agli Autori nella gestione dei diritti d’autore finalizzata all’Accesso gratuito sull’Archivio istituzionale.
Il Gruppo di lavoro predispone modelli di contratto finalizzati alla gestione dei diritti d’autore da parte degli Autori con terze parti, quali ad esempio licenze di pubblicazione (c.d. license to publish) e allegati ai contratti di edizione (c.d. addendum).
Il Gruppo di lavoro predispone una Guida per la gestione del diritto d'autore finalizzata all'accesso aperto.
L’Università, tramite il Gruppo di lavoro, promuove la stipulazione di accordi con editori finalizzati alla più ampia possibilità di distribuire in tempi brevi i risultati della ricerca tramite l’archivio istituzionale (AIR). Tali accordi non devono comportare alcun onere aggiuntivo per l’Ateneo

Promozione di pubblicazioni ad accesso aperto

L’Università, tramite la Commissione e con l’ausilio del Gruppo di lavoro, elabora una politica di promozione delle pubblicazioni ad accesso aperto e possibilmente, di concerto anche con altre istituzioni, concorda con gli editori modalità e condizioni per ottenere questo risultato.
Per l’attuazione della politica in materia di pubblicazioni ad accesso aperto l’Università si serve anche della propria piattaforma di e-publishing.
La Commissione, con l'ausilio del Gruppo di lavoro, organizza iniziative di formazione periodiche sull'accesso aperto destinati agli Autori, nonché  organizza eventi pubblici, quali convegni e seminari, di sensibilizzazione sul principio dell’accesso aperto.

Monitoraggio dell’attuazione della policy

Il Gruppo di lavoro monitora costantemente lo stato di attuazione della presente policy sia con riferimento al deposito e alla pubblicazione dei Contributi sull’Archivio istituzionale sia con riferimento alle Pubblicazioni ad accesso aperto producendo statistiche che vengono messe a disposizione della Commissione. Ciò al fine di migliorare sia le procedure, sia le azioni di promozione e sensibilizzazione sull’accesso aperto.
Entro il 31 dicembre di ciascun anno il Gruppo di lavoro produce e invia alla Commissione un rapporto sullo stato di attuazione della presente policy suggerendo punti di forza e debolezza della medesima.

Policies dipartimentali

I Dipartimenti e i Centri, ove ritenuto necessario od opportuno, sono tenuti ad adottare propri regolamenti in materia di “accesso aperto”, in conformità alla presente policy di Ateneo e adattati alle specifiche esigenze di ciascun Dipartimento e Centro.

Ulteriori sviluppi della policy

L’Università prevede di richiedere, in un secondo momento, il deposito di rapporti delle ricerche commissionate o finanziate con fondi pubblici o privati.
Verrà anche studiata la possibilità di depositare nell’Archivio istituzionale testi a carattere divulgativo, in ottemperanza alla terza missione dell’Università e degli Enti di Ricerca, come richiesto dall’ANVUR.
Si valuterà infine la fattibilità dell’archiviazione dei files dei dati grezzi delle ricerche.

Disposizioni finali

La presente policy entra in vigore a partire da settembre 2014