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Budget, gestione e rendicontazione dei finanziamenti in H2020

Policy per la gestione del costo di assegni di ricerca e CO.CO.CO. in Horizon 2020

A discapito della prassi ormai consolidata, di recente la Commissione Europea ha modificato la modalità di rendicontazione del costo di Assegni di ricerca e Co.Co.Co. coinvolti in progetti finanziati da Horizon 2020 (H2020). Di fatto tali costi non potranno più essere considerati come spese di personale, ma dovranno essere considerati costi di subcontracting. Questo documento illustra gli accorgimenti tecnici da adottare sia in fase di proposta sia in fase di gestione e rendicontazione dei progetti.

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Policy costo di assegni di ricerca e CO.CO.CO. in Horizon 2020

Procedura di arruolamento di assegnisti di ricerca in Horizon 2020

Il documento intende chiarire alcuni aspetti procedurali relativi all’arruolamento di Assegnisti di ricerca che si intende rendicontare in progetti finanziati da Horizon 2020 (H2020), con riferimento sia ai nuovi contratti, sia ai contratti già stipulati.

Lettera incarico assegnisti

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Determinazione del tempo produttivo annuo ai fini della rendicontazione del personale coinvolto nei progetti H2020

Il Consiglio di Amministrazione, nella seduta del 28 aprile 2015, con riferimento ai progetti di ricerca finanziati dal Programma Quadro “Horizon 2020”, ha deliberato di determinare il tempo produttivo annuo, ai fini del calcolo e della rendicontazione economico-finanziaria del costo del personale, pari a 1720 ore annue [vedi Grant Agreement: art 6.2 A. (a) (i) "fixed number of hours"] per il personale che lavora a tempo pieno, ovvero pro-rata per persone che lavorano a tempo definito o parziale.

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Linee guida di rendicontazione del personale in H2020

La revisione dell’Annotated Model Grant Agreement del 21 aprile 2017 permette di rendicontare il costo di Assegni di Ricerca e Co.Co.Co. fra i costi di personale.

Pubblichiamo l’aggiornamento delle linee guida di Ateneo sulla rendicontazione del personale in Horizon 2020, contenenti le procedure di calcolo del costo da imputare ai progetti per:

  1. Professori, Ricercatori, Tecnici e Dottorandi
  2. Assegni di Ricerca e Co.Co.Co.
  3. Personale Tecnico assunto esclusivamente per il progetto

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Linee guida di rendicontazione del personale in H2020 - aggiornamento maggio 2017

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L’acquisto di beni e servizi in H2020

L’acquisto di beni e servizi da rendicontare su progetti finanziati da H2020 è disciplinato dall’articolo 10 del Grant Agreement.

Nello specifico, il bene/servizio acquistato deve rispondere alle seguenti caratteristiche:

  1. Rispondere ai criteri generali di eleggibilità previsti dalla CE
  2. Essere necessario per lo svolgimento del progetto
  3. Essere acquisito garantendo il miglior rapporto qualità-prezzo

Tale garanzia deve essere assicurata per qualsiasi importo, anche quando si procede all’acquisizione di beni o servizi in economia per affidamento diretto, per importi inferiori o uguali a € 39.999,99 IVA esclusa.

Anche in questo caso, quindi, è necessario dimostrare di aver effettuato un’analisi volta a garantire il miglior rapporto qualità-prezzo, rappresentata dalla raccolta obbligatoria di almeno tre offerte comparative, con le modalità descritte di seguito:

  1. In caso di affidamento diretto tramite MePA: al momento della compilazione dell’RBOweb, l’utente dovrà allegare lo screenshot del risultato di ricerca del MePA contenete almeno tre risultati diversi per il prodotto che si intende acquistare;
  2. In caso di acquisto diretto dal fornitore, nei soli casi previsti dalla legge, bisognerà richiedere almeno tre offerte a tre fornitori diversi.

In generale sarebbe opportuno acquistare il prodotto al prezzo più basso. Qualora si decidesse di acquistare un prodotto che non presenti il prezzo più basso, il Responsabile Scientifico del progetto dovrà produrre una dichiarazione, da allegare all’ordine di acquisito, in cui si illustri dettagliatamente il motivo della scelta e si garantisca il rispetto del principio di miglior rapporto qualità/prezzo.

Qualora il bene o servizio da acquistare presenti carattere di unicità (intesa come fattispecie in cui, per ragioni di natura tecnica o artistica, ovvero attinenti alla tutela di diritti esclusivi, il contratto possa essere affidato unicamente ad un operatore economico determinato), il Responsabile Scientifico dovrà attestare con dichiarazione ad hoc tale circostanza, previa accurata verifica sul mercato nazionale ed internazionale della reale unicità del prodotto o del servizio, in base a caratteristiche tecniche e/o qualitative e/o merceologiche precise e incontrovertibili. Si ricorda che tale procedura è soggetta ad eventuale verifica ex post dal parte della Commissione Europea.

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Terze parti in H2020

In via generale, i beneficiari di contributi comunitari devono disporre di tutte le risorse per portare a termine il progetto. E’ possibile tuttavia ricorrere ad altri soggetti (terze parti), che si configurano in 4 tipologie.

  1. Subcontratti
    Si tratta di soggetti terzi (persone fisiche e giuridiche) che svolgono un task di progetto a pagamento. Quindi il task da svolgere e l’importo (il prezzo) devono essere inseriti nell’allegato tecnico del progetto. Il subcontraente dovrà essere successivamente scelto secondo le normali procedure di evidenza pubblica e poi fatturerà per il lavoro svolto tenendo conto dell’utile dovuto per la prestazione.
  2. Terze parti collegate (Linked third parties)
    Si tratta di soggetti terzi che svolgono parte (uno o più task) del progetto, rendicontando al beneficiario i costi sostenuti. Questi enti sono legati al beneficiario da una convenzione quadro stipulata indipendentemente dal progetto europeo. La terza parte, quindi, avrà un suo budget e produrrà un rendiconto dei costi che sarà inviato alla Commissione dal beneficiario. Nome dell’Ente terzo, risorse e costi devono essere inseriti nell’allegato tecnico del progetto. (Es. Ospedali convenzionati e Enti di ricerca convenzionati)
  3. In-kind contribution against payment
    Si tratta di soggetti terzi che prestano risorse (i.e. personale, strumenti, ecc.) affinchè il beneficiario possa svolgere parte del progetto. L’ente terzo produrrà al beneficiario una nota di debito che somma i costi delle risorse prestate. La nota di debito sarà rendicontata dal beneficiario. Alla partenza del progetto europeo è necessario stipulare un contratto che disciplini quali risorse vengono prestate e il loro costo. Nome dell’ente terzo, risorse e costi devono essere inseriti nell’allegato tecnico del progetto. (Es. il CNR che presta un Dirigente all’Università e richiede il rimborso)
  4. In-kind contribution free of charge
    Si tratta di soggetti terzi che prestano risorse (i.e. personale, strumenti, ecc.) affinchè il beneficiario possa svolgere parte del progetto. L’ente terzo non richiede alcun riborso. La descrizione delle risorse deve essere inserita nell’allegato tecnico del progetto. (Es. il CNR che presta un Dirigente all’Università senza richiedere rimborso).

Il responsabile per il lavoro svolto dalle terze parti verso la Commissione è sempre il beneficiario. Le terze parti non firmano mai il contratto con la Commissione.

Per la rendicontazione dei costi di terze parti, si consiglia di contattare sempre l’Ufficio Audit e consulenza contabile progetti (audit.ricerca@unimi.it).

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Inserimento dei ruoli in tutti i nuovi progetti H2020

In H2020 le firme necessarie per la conclusione del contratto, gli eventuali emendamenti e le rendicontazioni si gestiscono esclusivamente on-line sul Participant Portal. Pertanto, è imprescindibile inserire on-line, a inizio progetto, il nome del rappresentante legale “Project Legal Signatory” e di chi firmerà i rendiconti “Project Financial Signatory”. Questo inserimento può essere fatto solo dal Responsabile scientifico o da un Punto di Contatto (PoC) designato (solitamente il Responsabile amministrativo del Dipartimento).

Segue una spiegazione della procedura per adempiere a questo importante requisito.

  1. Entrare nel Participant Portal (PP) con l’utente Responsabile scientifico o Punto di Contatto.
  2. Posizionarsi in “My Projects” – Selezionare l’ACRONIMO del progetto – Selezionare CONSORTIUM – Selezionare EDIT ROLES nella riga corrispondente all’UNIVERSITA DEGLI STUDI DI MILANO – Selezionare ADD ROLES – Nella tendina selezionare “Project Financial Signatory”, flaggare Gianluca Gaetano VAGO e dare OK – Selezionare ADD ROLES – Nella tendina selezionare “Project Legal Signatory”, flaggare Gianluca Gaetano VAGO e dare OK.

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Procedura di compilazione e firma dei Form C in H2020 attraverso il Participant Portal

In H2020 i progetti finanziati devono essere gestiti interamente attraverso il Participant Portal.

Il documento allegato illustra brevemente la procedura per la compilazione dei Form C da parte del responsabile scientifico e amministrativo e la procedura che l’Ufficio Auditing e Consulenza Contabile Progetti adotta per l’apposizione della firma.

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Procedura di compilazione e firma dei Form C

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Consortium Agreement (DESCA)

DESCA è un testo di accordo consortile che offre un quadro di riferimento affidabile per consorzi di progetto in H2020.

La firma di un accordo di consorzio tra i partner di un progetto di ricerca è obbligatorio per quasi tutti i progetti H2020. La Commissione Europea offre una guida generale per la redazione di accordi di consorzio, ma giustamente non fornisce un modello di accordo consortile specifico. Il modello DESCA (scaricabile sotto) cerca di bilanciare gli interessi di tutte le categorie partecipanti: grandi e piccole imprese, università, istituti di ricerca pubblici al fine di costituire un’iniziativa di partenariato responsabile.

DESCA è un modello di consorzio semplice e completo, spogliato di ogni inutile complessità in termini di contenuti e lingua. La struttura modulare di DESCA, con varie opzioni e moduli e clausole alternative, offre la massima flessibilità. E’ comprensivo di note che sono fondamentali per il Project Manager, al fine di compiere scelte informate sulla migliore gestione del progetto di ricerca, per proteggere gli interessi dell’Ateneo.

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Documenti ufficiali

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Annotated Model Grant Agreement

DESCA senza note

DESCA con note

BUDGET / Download

File per la compilazione del budget - H2020

File per la compilazione del budget - ERC Starting Grant

File per la compilazione del budget - ERC Consolidator Grant

File per la compilazione del budget - ERC Advanced Grant

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Corsi di formazione

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ERC - How to prepare a budget

Giugno 2015

ERC Consolidator - How to prepare a budget

Ottobre 2015
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Azioni MSCA RISE: criteri di eleggibilità del personale in distaccamento

Indicazioni generali sui criteri di eleggibilità del personale dell’Università degli Studi di Milano che può essere distaccato presso enti pubblici o privati partner in azioni RISE del programma Marie Sklodowska-Curie Action.

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Criteri di eleggibilità MSCA RISE

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