Ufficio Archivi e Protocollo

In particolare l'ufficio si occupa di:

• proporre e gestire progetti di individuazione e riordino dei depositi di documentazione amministrativa dell’Ateneo, attraverso l’applicazione di metodi scientifici e con la supervisione della Soprintendenza archivistica per la Lombardia
• predisporre gli elenchi topografici e gli strumenti di corredo per migliorare la ricerca e la consultazione della documentazione cartacea conservata negli archivi dell’Ateneo
• definire le regole per la corretta formazione degli archivi analogici e fornire consulenza alle strutture amministrative per supportarle nei periodici versamenti della documentazione nell’archivio di deposito o storico
• definire e aggiornare il Piano di fascicolazione dei documenti in collaborazione con le strutture e monitorarne l’attività obbligatoria di fascicolazione, attraverso l’utilizzo della piattaforma di gestione documentale
• definire, aggiornare e gestire il Massimario di selezione e scarto dei documenti amministrativi e il Manuale di conservazione dei documenti informatici dell’Ateneo, nel rispetto delle linee guida definite e dei limiti di responsabilità conferiti
• assicurare la gestione informatica delle attività di registrazione, classificazione, segnatura e smistamento dei documenti ricevuti dall’Ateneo, su supporto analogico e digitale, anche attraverso il presidio dell’indirizzo di posta elettronica certificata istituzionale dell’Ateneo
• definire i criteri di abilitazione e attribuire i livelli di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico e per la condivisione dei documenti
• organizzare sistematicamente, in collaborazione con l’Ufficio Processi documentali, le attività ricorrenti di training del personale tecnico-amministrativo e bibliotecario sull’utilizzo della piattaforma di protocollo informatico e sull’adozione della firma digitale
• garantire attività di help desk di primo livello sull’utilizzo della piattaforma di protocollo informatico
• svolgere attività di monitoraggio sulle registrazioni a protocollo o a repertorio effettuate dalle strutture amministrative dell’Ateneo e fornire, ove opportuno, formazione aggiuntiva e guide operative personalizzate su casi specifici
• raccogliere e ordinare le serie documentali cartacee e ibride registrate nei repertori definiti nel sistema di protocollo informatico
• gestire il servizio di posta interna, in collaborazione con il fornitore esterno e di posta esterna.