Ufficio Processi Documentali

Di cosa si occupa

L'ufficio regolamenta tutte le procedure attinenti alla gestione del protocollo informatico, attraverso la definizione e l’aggiornamento del Manuale di Gestione documentale, aggiorna i titolari di classificazione, sviluppa le attività di analisi, progettazione e implementazione delle procedure informatizzate per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni.

Promuove la semplificazione amministrativa e la dematerializzazione dei processi, elaborando attività di individuazione e riprogettazione di iter documentali e di procedimenti.

 

Contatti:

Attività

In particolare l'ufficio si occupa di:

  • regolamentare tutte le procedure attinenti alla gestione del protocollo informatico, attraverso la definizione e l’aggiornamento del Manuale di Gestione documentale e i suoi allegati obbligatori, curandone la corretta applicazione presso l'Amministrazione centrale e le strutture didattiche e di ricerca dell’Ateneo
  • garantire l’aggiornamento dei titolari di classificazione e delle relative tabelle, nel rispetto dei princìpi di interazione tra le diverse amministrazioni universitarie nazionali, in armonia con le nuove implementazioni, gli aggiornamenti e le modifiche ritenute necessarie per lo sviluppo della procedura informatica
  • predisporre gli atti amministrativi e le comunicazioni formali utili ai fini del miglioramento organizzativo della gestione documentale in Ateneo
  • predisporre e diffondere le guide informative sugli aspetti giuridici, tecnologici, archivistici e organizzativi della gestione documentale
  • sviluppare attività di analisi, progettazione e implementazione delle procedure informatizzate per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni
  • elaborare attività di individuazione e riprogettazione degli iter documentali e dei procedimenti attivati in Ateneo, volti alla semplificazione amministrativa e alla dematerializzazione dei processi
  • svolgere attività di monitoraggio sull’utilizzo di software gestionali in Ateneo e pianificare con la Direzione ICT il processo di integrazione con la piattaforma di gestione documentale, laddove opportuno
  • analizzare le disposizioni legislative e regolamentari relative alla gestione documentale, anche in collaborazione con la Direzione Legale e procedure concorsuali, al fine di fornire aggiornamento e consulenza alle strutture dell’Ateneo.
Dove si trova