Ufficio Segreteria e Sportello di Direzione

Di cosa si occupa

L’ufficio si occupa del servizio di segreteria a supporto della Dirigente, garantendo la funzione di interfaccia con le altre Direzioni dell’Ateneo. Gestisce lo Sportello di orientamento all'utenza rivolto agli utenti interni ed esterni all’Ateneo.

Si occupa del pagamento dei compensi a commissari di concorso e della gestione del contratto e dell'attribuzione ai dipendenti dei buoni pasto, della gestione della posta e della corrispondenza della Direzione.

Attività

Principali aree di responsabilità:

  • gestire i servizi di segreteria a supporto della Dirigente
  • predisporre l’aggiornamento dell’agenda della Dirigente e organizzazione di incontri, riunioni e missioni del personale della Direzione
  • gestire la posta in entrata, le comunicazioni cartacee e la documentazione in Archiflow
  • protocollare i documenti in uscita
  • garantire una funzione di interfaccia con le altre Direzioni dell’Ateneo
  • gestire gli archivi digitali e gli archivi storici in formato cartaceo
  • gestire il pagamento dei compensi a commissari di concorso (ulteriori informazioni alla pagina: Commissari di Concorso nel portale LaStatale@work)
  • gestire il contratto e attribuzione ai dipendenti dei buoni pasto maturati (ulteriori informazioni alla pagina: Servizio sostitutivo di mensa nel portale LaStatale@work)
  • garantire il servizio di help desk e coordinamento tra i diversi uffici della Direzione
  • rilasciare la tessera ministeriale di riconoscimento per il personale universitario e familiari
  • definisce il front-end direzionale attraverso lo Sportello di orientamento all'utenza rivolto agli utenti interni ed esterni all’Ateneo, tramite:
    • un costante monitoraggio dei canali di relazione con il pubblico
    • un tempestivo feedback alle richieste opportunamente inoltrate dagli utenti con l’eventuale segnalazione circa gli uffici competenti e i responsabili del procedimento dell’istanza
    • la collaborazione con lo Sportello della Direzione Generale a fronte di problematiche sopraggiunte nel regolare funzionamento del servizio o per il miglioramento delle procedure di sistema.
Dove si trova
20122 Milano