Voi siete qui

Ufficio Auditing e Sviluppo del sistema della qualità dei processi

Capo Ufficio e responsabile dei procedimenti

Dott.ssa Filomena Cicora: tel 02/50313803, email filomena.cicora@unimi.it

L’ufficio è collocato in staff al Capo Divisione in quanto gli sono attribuite funzioni e competenze trasversali a tutte le strutture per il presidio dell’omogeneizzazione delle procedure, dei piani di miglioramento, sviluppo e riorganizzazione dei processi di gestione delle carriere e dei servizi assegnati ai diversi uffici, in un’ottica di qualità dei servizi rivolti agli studenti. In particolare l’ufficio presidia lo sviluppo del sistema della qualità e le procedure di auditing e revisione con le seguenti funzioni:

• analisi dei processi, definizione delle mappe di responsabilità, individuazione e definizione del sistema di indicatori di qualità e di efficienza. Proposta e implementazione delle azioni di revisione e miglioramento;
• raccolta in formato digitale della normativa e della documentazione di interesse della Divisione;
• presidio dei flussi di dati dalla banca dati Segreterie ad altri applicativi esterni alla Divisione quali Vulcano, Stage, Biblioteche, Air, Questionari di valutazione, Anagrafe studenti e dottorati; analisi congiunta con i referenti delle altre strutture e certificazione dei criteri di estrazione dei dati dalla banca dati segreterie da parte delle strutture autorizzate all’utilizzo dei flussi informativi relativi agli studenti;
• analisi della normativa di riferimento e predisposizione di protocolli operativi e innovazioni procedurali e aggiornamento dei regolamenti;
• presidio della normativa sulla Privacy e dei relativi incarichi e adempimenti per il trattamento dei dati;
• indagini di customer satisfaction e rilevazioni specifiche dei parametri di qualità e di efficienza;
• cura dei rapporti con gli organi e con le strutture amministrative di supporto agli organi di coordinamento didattico  per l’assicurazione dell’integrazione dei processi e delle procedure;
• definizione delle procedure di auditing e loro applicazione per la verifica del corretto svolgimento dei processi, con particolare riferimento al controllo delle carriere degli studenti e al relativo aggiornamento dei fascicoli;
• coordinamento delle procedure selettive per l’ammissione ai corsi ad accesso programmato;
• gestione dei contenziosi riguardanti gli studenti e le relative carriere, gestione a livello stragiudiziale delle controversie e ricorsi e predisposizione, in collaborazione con la Divisione Attività Legali, della documentazione inerente le controversie e i ricorsi giudiziari; gestione dei procedimenti disciplinari riguardanti gli studenti;
• analisi dei fabbisogni formativi del personale della struttura e collaborazione alla progettazione dei corsi di formazione, con l’Ufficio formazione del Personale;
• cura e verifica dell’aggiornamento interno del personale.