Ufficio Dottorati di ricerca e master universitari


In relazione ai dottorati di ricerca, l’Ufficio coordina le procedure amministrative e fornisce supporto tecnico al processo di riorganizzazione e regolamentazione dell’assetto istituzionale e didattico della formazione dottorale con riferimento alla costituzione di scuole e all’istituzione/disattivazione di corsi  di dottorato, verificandone la congruenza con il quadro degli obiettivi espressi dagli Organi accademici e con la normativa nazionale.
In particolare l’Ufficio assicura la gestione dei seguenti processi:

  • istruttoria delle proposte di costituzione delle scuole di dottorato e di istituzione o disattivazione dei corsi di dottorato, curandone il relativo iter di approvazione;
  • istruttoria dell’iter per l’attivazione dei cicli annuali di dottorato in relazione alla programmazione dei posti e delle borse disponibili, comprese le borse acquisite dalle università consorziate e da enti esterni, ed emanazione dei bandi di concorso per la selezione dei candidati;
  • gestione dell’iter amministrativo di costituzione e nomina degli organi direttivi delle scuole e dei corsi di dottorato;
  • gestione dell’iter amministrativo di costituzione delle commissioni esaminatrici per le prove concorsuali di ammissione e per gli esami finali;
  • gestione, aggiornamento e controllo della Banca Dati Miur ”Anagrafe dei  Dottorati” assicurando l’assistenza alle singole scuole e/o ai coordinatori dei corsi di dottorato per la corretta compilazione e coordinando l’inserimento centralizzato dei dati derivanti dalle attività dell’ufficio stesso e/o di competenza di altre Divisioni dell’Ateneo;
  • consulenza alle scuole per la formulazione delle richieste di finanziamento di borse di dottorato nell’ambito del bando ministeriale “Fondo per il sostegno dei giovani” e di finanziamenti da parte di enti esterni; predisposizione e stipula di convenzioni per la gestione consorziata di corsi di dottorato, anche con enti non universitari pubblici e privati, e per il finanziamento esterno di borse di dottorato;
  • stipula di accordi di co-tutela e collaborazione con l’Ufficio Accordi e relazioni internazionali nella fase di istruttoria di accordi internazionali per progetti che riguardino la formazione dottorale, provvedendo periodicamente a verificarne l’attuazione presso le scuole e gli uffici amministrativi di riferimento;
  • analisi e implementazione di iniziative volte a migliorare l’efficienza e la razionalizzazione dei processi di supporto al funzionamento delle scuole, sia in relazione all’informatizzazione delle procedure di competenza dell’Ufficio che in relazione allo sviluppo del sistema informativo di Ateneo di gestione dei dottorati, nell’ottica dell’integrazione con le banche dati, in collaborazione con tutte le strutture accademiche e amministrative che intervengono nei processi di attuazione delle attività attinenti alla formazione dottorale;
  • collabora al processo di valutazione delle scuole di dottorato promosso dall’Ateneo e promuove e coordina lo sviluppo del sistema di Quality Assurance e di accreditamento dei corsi di dottorato nel quadro delle linee guida europee e nazionali.

In relazione ai master, l’Ufficio esplica un’attività di coordinamento su tutte le procedure amministrative concernenti la definizione dell’offerta di master dell’Ateneo e lo svolgimento dei corsi, anche fornendo supporto tecnico alle strutture didattiche nella predisposizione dei progetti e verificandone la congruità con il quadro normativo nazionale e locale, nonché un’attività di coordinamento sulla gestione della carriera degli iscritti, di concerto con la Divisione Segreterie Studenti.
In particolare l’Ufficio presidia i seguenti processi:

  • istruttoria delle proposte di attivazione dei master, cura dell’iter di approvazione e nomina degli organi direttivi dei corsi;
  • pubblicizzazione e promozione delle iniziative in collaborazione con le strutture preposte alla comunicazione sui media e sul web;
  • predisposizione dei bandi di ammissione ai corsi, nomina delle commissioni giudicatrici e gestione dei procedimenti di selezione, in raccordo e collaborazione diretta con i coordinatori dei corsi e le predette commissioni, e in particolare: raccolta delle domande di partecipazione e verifica della documentazione fornita dai  candidati, verifica e conservazione dei verbali di concorso, approvazione e pubblicazione della graduatoria finale;
  • gestione amministrativa e contabile delle iscrizioni, verifica e rendicontazione dei pagamenti, trasmissione della documentazione alla Divisione Segreterie Studenti per la gestione delle posizioni di carriera degli allievi;
  • servizio di informazione e assistenza agli iscritti per ogni comunicazione o adempimento riguardante la loro frequenza ai corsi: consegna badge, casella e-mail, certificati di iscrizione e frequenza, titoli finali;
  • gestione dei rapporti con le segreterie didattiche dei master e con i coordinatori: monitoraggio delle attività corsuali, raccolta dei verbali dei comitati ordinatori e dei verbali relativi alle prove in itinere e finali, verifica del registro d’aula, gestione della procedura per l’acquisizione della customer satisfaction da parte degli allievi dei corsi in raccordo con l’Ufficio Pianificazione organizzativa e valutazione che gestisce l’elaborazione dei dati per il Nucleo di Valutazione;
  • istruttoria e iter di stipula di convenzioni ed accordi con altre università o soggetti esterni al sistema universitario per la realizzazione e/o il funzionamento di corsi per master, collaborando con l’Ufficio Accordi e relazioni internazionali per la stipula degli accordi di carattere internazionale, e verificandone l’attuazione;
  • promozione e coordinamento dello sviluppo del sistema di Quality Assurance e di accreditamento dei master nel quadro delle linee guida europee e nazionali.